Tres consejos para lograr tus metas de inscripción con el apoyo de tu CRM

Tres consejos para lograr tus metas de inscripción con el apoyo de tu CRM


 

Los procesos de captación de nuevos alumnos, tanto en universidades como en colegios, implican -además de tecnologías de información- a la estructura de la organización en si misma, a sus procesos y a la manera en que la información se distribuye hacia todos los actores/usuarios que intervienen en los procesos de captar nuevos alumnos.

Lo numeroso de las variables del proceso hace que puedan darse dificultades en la puesta en marcha de un crm y en la logro de las metas de captación que cada campaña subsecuente implicará.

A continuación mencionamos 3 tips para que tus logro de metas para darse con menores dificultades:

1. Inicia con el apoyo de tu rector o director general

Un sistema crm satisfactorio debe incorporar mediciones o cuadros de mando integral que permitan conocer en tiempo real los avances del proceso, y los números que se revisan en las reuniones de avance semanales o quincenales.

Esta información resulta vital para los altos directivos (que por lo general son los responsable últimos de la captación de nuevos alumnos)

Cuando los altos directivos revisan varias veces durante el día cómo se comporta el proceso mediante estos tableros, los demás directivos y el personal operativo se sienten impulsados a utilizarlo. La presencia del rector o director general en un evento de banderazo de salida o kick-off es altamente recomendable.

2. El responsable directo de los procesos de promoción y captación debe dar el ejemplo en el uso de la herramienta

Cada director de mercadotecnia necesita conocer a su equipo de ejecituvos-asesores-promotores para convencerlos e instruirlos en el uso del sistema. Ventajas como: la producción de evidencias permanentes de su trabajo, reducción de tiempo en elaboración de reportes futuros y el acceso a las herramientas necesarias durante el contacto individual, pueden ser argumentos de uso del sistema. Y pueden ser más efectivos que una sanción.

El apego de la persona que ejerce el rol de director de mercadotecnia a la supervisión basada en el crm aumentará significativamente el éxito en su uso en comparación con instituciones en dónde los fallos en el cumplimiento de metas pretenden justificarse con frases como “los promotores no quisieron utilizarlo”.

3. Usa el principio de entran-joyas-salen-joyas

Opuesto al garbage in, garbage out Es vital que el equipo de atención al público (ejecutivos, promotores, asesores, promos, etc.) conozca el valor de capturar la información adecuada en cada campo de los formularios.

Hay información que se captura sola (como el origen en el caso de los medios digitales). Pero dejar vacío el campo de medio de origen en una captura manual provocará que los reporte de origen carezcan de confiabilidad y, en su caso, necesiten ser capturados en el sistema posteriormente. A manera de ejemplo.

Otro punto de conflicto es actualizar la fase del pipiline en que cada prospecto se encuentra. Si no se realiza, se está perdiendo un dato que permitirá al prospecto ser incluido en algún esfuerzo (como un correo masivo) para hacerle avanzar en el pipeline.

Por supuesto, un buen CRM contará con formularios que permitan capturar agilmente volúmenes grandes de prospectos de manera manual y también entradas que permitan el ingreso automático al sistema de los datos de prospectos provenientes de medios digitales.

Photo by Florencia Viadana on Unsplash