5 errores frecuentes al implementar un CRM

5 errores frecuentes al implementar un CRM


Objetivos no definidos. Una de las preguntas que deberíamos hacernos cuando pensamos en integrar un CRM a nuestros procesos es, ¿cuáles son los objetivos que buscamos alcanzar con la implementación de un CRM?. Si no tenemos claros los objetivos será difícil identificar si el sistema está aportando valor a nuestros procesos. En este sentido el apoyo de los directivos será fundamental porque deben transmitir al equipo confianza y lo relevante que es para la Institución.

Parametrización del CRM. La configuración y parametrización del sistema no es una tarea que deba realizar el área de sistemas de manera unilateral, puede ser un gran apoyo, pero definitivamente quien debe involucrarse al 100% es el área de marketing, admisiones o ventas porque son quienes definirán la forma de operar el sistema con base en sus procesos y perfiles de usuarios.

Proceso de ventas o inscripción no definido. Si aún no se tiene claro el proceso de venta o inscripción se debe tomar el tiempo necesario para identificar las etapas que conforman el proceso, no es recomendable que se defina de manera arbitraria o considerarlo como un requisito más al momento de configuración del CRM porque podría representar un obstáculo para poder trabajar de manera fluida en el día a día.

Importación de datos. Cuando las Instituciones no tienen implementado un CRM es común que la información de sus prospectos esté en diferentes orígenes de datos y es muy probable que los datos estén incompletos, duplicados, desactualizados o con errores por lo que es muy importante hacer una depuración de la información. En ocasiones los usuarios insisten en cargar su información histórica porque no quieren arrancar con el sistema vacío o porque quieren tener reportes comparativos a pesar de no tener los datos que requiere el CRM para funcionar de manera correcta. Alimentar al sistema con información no depurada e incompleta tendrá un impacto negativo en el resultado esperado del CRM.

Seleccionar CRM por precio. Sin duda el precio es una variable que se debe considerar en cualquier adquisición que se vaya a realizar, pero la decisión no debe estar basada únicamente en el precio, también se deben considerar los requerimientos de la Institución, el tiempo de adaptaciones y de implementación. En algunas ocasiones podría ser más caro todas las adaptaciones que se tengan que hacer o tener problemas por no poder operar de manera fluida porque el CRM no se adapta a las necesidades que se tienen.


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