Cuando hablamos de los procesos de captación y/o admisiones, nos referimos al conjunto de actividades que se tienen que llevar a cabo dentro de una institución educativa para que personas interesadas se conviertan en alumnos inscritos.
Si bien para tener un alumno inscrito intervienen una serie de variables que deben alinearse, en esta ocasión abordaremos 4 problemas comunes del proceso per se:
1- No tener claramente establecido un proceso
El proceso de captación de alumnos debe estar conformado por un conjunto de etapas ordenadas que nos permitan conocer de manera clara el avance que se tiene con los prospectos. Una vez teniendo el proceso, se puede establecer una metodología de trabajo que nos permita estandarizar las actividades que tienen que realizar las personas que intervienen en la captación e inscripción de alumnos.
Desafortunadamente, no tener un proceso establecido puede provocar que los prospectos sean atendidos de manera diferente, se duplique el esfuerzo, se generen molestias o se pierda de vista a un prospecto y, en consecuencia, una oportunidad para la institución.
2- Resistencia al cambio
Es de vital importancia vigilar que el proceso que se haya implementado sea ejecutado como se definió, pues de nada sirve tener el mejor proceso si, al momento de operar, las personas no lo llevan a cabo y continúan con su forma tradicional de trabajo ( la cual podría fomentar, en algunos casos, malas prácticas). Ten en mente que es común que las personas tengan cierta resistencia a cambiar su forma habitual de trabajo, sobre todo si ya tienen mucho tiempo trabajando de esa manera. Por ello, es sumamente importante vigilar que se esté ejecutando el nuevo proceso, de lo contrario hay una alta probabilidad que las personas regresen a su forma habitual de trabajo y no se logren los resultados esperados.
3- Trabajar en silos
El concepto de silo hace referencia a los grandes contenedores cilíndricos aislados que se utilizan para almacenar materia prima. En las organizaciones se aplica cuando hay dificultad entre las áreas para trabajar de manera coordinada. Es cierto que los integrantes del área de admisiones son los que están cara a cara con los prospectos y cualquier situación o error por parte del área será percibida de inmediato. Sin embargo, no se trata de un área aislada del resto de la organización, por lo que es fundamental que la información que produce llegue a todas las áreas en donde resulte útil.
4- Procesos reactivos
Esperar a que estemos cerca de cerrar las inscripciones o esperar a que ocurra un problema para ver cómo lo solucionamos es un tema que debemos evitar en la medida de lo posible. Si bien es cierto que los procesos deben tener la flexibilidad que nos permita reaccionar antes ciertas situaciones, porque evidentemente estamos en entornos que cambian con gran rapidez, también es cierto que muchas de las situaciones pueden prevenirse. Por ello, es necesario prever y planear con anticipación.
A partir de la identificación de estos errores, esperamos que te des la oportunidad de analizar tu actual proceso de captación y reconozcas que lograr los objetivos de inscripción supone una tarea compartida que, además, requiere de estructura y seguimiento. Si estas condiciones se aseguran, entonces la implementación de un proceso y los mecanismos para asegurar su correcta aplicación pueden traer cambios significativos en las inscripciones de alumnos nuevos.
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